Hyvänen aika! Joko se vuosi vaihtui ja uutta pukkaa. Mitä ihmettä viime vuonna tulikaan tehtyä? Niinpä niin.
Varmasti jokaisen mielessä on käynyt tämä kysymys kun joulu on vain muisto vyötäröllä ja kevään hanget kutsuvat hiihtämään.
Vuosi on pitkä aika mutta jos sitä ei ole hyvin suunniteltu on se toivottoman lyhyt. Keskimäärin työpäiviä on vuodessa 250. Siis 250 eikä 365. Kvartaalissa on noin 60 työpäivää eikä 90 työpäivää. Oppivan organisaation on lisäksi hyvä varata henkilöstön kehittämiseen aikaa.
Vuosikello
Vuosikello on yksinkertainen ratkaisu ajanhallintaan ja tulosten seurantaan. Vuoden ensimmäinen kvartaali on hyvä varata edellisen vuoden tulosten toteamiseen ja uuden vuoden tavoitteiden määrittelyyn. Leanin johtamisessa on tiedettävä mitä on järkevä tehdä ja milloin kalenterivuoden aikana.
Usein hankkeita on jo alkanut edellisen vuoden tai vuosien aikana ja ne jatkuvat edelleen. Niiden jatkuvuus on tottakai turvattava. Tällaisia ovat organisaation toiminnan muutoshankkeet, laajat infrastruktuurihankkeet kuten tuotantolaitokset ja isot tietojärjestelmähankkeet. Tuotantolaitoshankkeet ovat lähtökohtaisesti leanin mukaisia. Toteutustapaa ja uutta tuotantolinjaa on simuloitu pitkään ennen kuin päätös varsinaisesta rakentamisesta on tehty.
Nämä jo käynnissä olevat projektit vievät osan organisaation kriittisistä resursseista. Erityisesti tietojärjestelmäprojektit ovat riippuvaisia tiettyjen teknologioiden osaamisesta ja organisaation käyttämien järjestelmien kehitysjonot saattavat venyä pitkiksi. Onnistumisen edellytys on kriittisten pullonkaulojen tunnistaminen: tietyt osaajat, yhteistyökumppanit, toimitusajat. Kaikki nämä vaikuttavat hankkeiden läpimenoaikaan ja hyvinkin tehdyn ja ohjatun suunnitelman toteutumiseen.
Retron peruskysymykset
Vuoden tulosten katselmointi on oltava faktapohjainen ja perustuttava määritettyihin tavoitteisiin. Kuinka kriittinen projekti onnistui? Onnistuttiinko hallitsemaan riskit… sillä yllätyksiähän tulee aina. Vai oletko nähnyt ilman muutoksia toteutuneen projektin tai onko ketteryydellä hehkutettu ja se kuuluisa potkulauta koskaan riittänyt asiakkaalle? Mitä avainmittarit kertovat vuodesta? Opittiinko jotain? Muista ne jatkuvan kehittämisen pienet mutta kumuloituessaan suuret saavutukset. Oppiva organisaatio kysyy aidosti ja hakee aktiivisesti kehityskohteita.
Retron peruskysymykset
1.) Mikä meni hyvin?
2.) Mikä ei mennyt hyvin? ja
3.) Mitä opin? toimivat hyvin arvioitaessa vuoden tuloksia.
Entäs ne tavoitteet?
Visio, strategia, roadmap ja vuosisuunnitelman budjetti.
Sieltä ne tulevat jo käynnissä olevien lisäksi. Joko on momentum pitkään keskustellulle prosessien kehityshankkeelle vai siedetäänkö vielä hetki mennyttä maailmaa? Näitä kysymyksiä joutuu jokainen lean -kehittäjä arvioimaan. Jos prosessi on heittänyt avainmittarien suunnat luisuun on tarve perusteltavissa. Muuten saattaa business case joutua mankeloiduksi.
Hydra
Nokian entinen toimitusjohtaja Olli-Pekka Kallasvuo toteaa erinomaisessa kirjassaan ”Puhelin soi öisin. Mitä opin globaalina yritysjohtajana?” (Otava 2021) että johtamisen yksi vaikeimpia haasteita on pitää organisaatioon rekrytoitujen ja innovatiivisten kehityspäälliköiden ideat kurissa ja keskittyä tärkeimpiin hankkeisiin.
Pahimmillaan hankekenttä voi olla kuin antiikin taruston Hydra eli tarujen lohikäärme, jolla oli yhdeksän päätä. Kun yhden heikon hankkeen leikkaa pois kasvaa tilalle kaksi uutta. Eli: tavoitteiden on oltava merkityksellistä eikä vain oikeansuuntaista näennäistekemistä. Jos tavoitteet eivät ole konkreettisia on kyse myös heikosta työn ja hankkeen ohjauksesta.
Mieti siis suunnitelmasi perustelut, numerot ja hyödyt kuntoon. Tämän jälkeen ohjaus ja vuosikello auttavat pitämään kehittämisen suunnan oikeana ja tavoitteet saavutettavissa.
Kirjoittaja: Markku Kotoaro on laadun ja prosessien kehittämisen moniottelija ja Lean Six Sigma Black Belt. Markun työkalupakissa on 25+ vuoden kokemus projekti- ja palveluliiketoiminnan kehittämisestä ja johtamisesta kansainvälisissä organisaatioissa. Joukossa on ollut sekä olemassa olostaan kamppailevia että voimakkaasti kasvavia toimintoja. Markku harrastaa maastopyöräilyä, ilmailua ja historiaa.
