Kuntoutettavien hoitoajat ovat lyhentyneet 9 %, kuntoutettavat saavat 100 % enemmän lisäarvoa tuottavaa ja vaikuttavaa aikaa vuorokaudessa, kuntoutuksen kokonaiskustannukset ovat vähentyneet 7 prosenttia, neljän kuukauden kuluttua kotona asuvien määrä on kasvanut 30 %, saavutetut kustannussäästöt ovat 1,4 M€ vuodessa. Muun muassa näistä ansioista Armilan kuntoutuskeskus palkittiin Suomen Lean-yhdistyksen Vuoden 2014 Lean teko –palkinnolla.
Koko 1990- ja 2000-lukujen ajan jatkuneen sosiaali- ja terveydenhuollon kustannustason nousun takia eteläkarjalaiset kunnat päättivät mittavan selvitystyön jälkeen yhdistää vuodesta 2010 alkaen voimansa ja keskittää palvelutuotannon vastuun keskussairaalan kuntayhtymälle. Syntyi maakunnallinen soteuudistus, Etelä-Karjalan sote eli Eksote. Se vastaa suurimmalta osin Etelä-Karjalan 133 000 asukkaan julkishallinnollisista sosiaali- ja terveyspalveluista.
Eksoten strategiaksi valittiin ”Toimintakykyisenä kotona”. Kuntalaisen paremman elämän ohella tavoitteena oli pienempi laitoshoidon tarve. Tämä edellytti kuntoutuksen nostamista palveluissa aikaisempaa vaikuttavampaan asemaan ja organisaatiossa omaksi tulosalueekseen. Kuntoutuksen tulosalue jatkoi jo aloitettua kotihoidon henkilöstön kuntoutusosaamiseen kehittämistä. Laitoshoidon purkamisesta vapautuvaa henkilöstöä alettiin kouluttaa kotikuntoutukseen ja terapeutteja palkattiin kotikuntoutukseen lisää.
Vuoden 2014 alussa Armilan 120 paikkainen keskussairaalasta kotiutuneiden jatkohoitoon keskittynyt sairaala päätettiin muuttaa kuntoutuskeskukseksi. Johtamisen toimintamalliksi valittiin lean, jota oli jo kolme vuotta hyödynnetty keskussairaalan päivystyksen kehittämisessä. Kuntoutuskeskus Armilassa on 1200 kuntoutujaa vuodessa, hoitopaikkoja on 100 viidellä sairaalamaisella osastolla. Henkilöstön määrä on 105.
Matkalla Suomen parhaaksi
Kuntoutuskeskuksen visio on ”Enemmän toimintakykyä kuntoutujalle”. Geriatrinen laitoskuntoutus ja lean-johtaminen on ollut suuri muutos sekä henkilöstölle että kuntoutuskeskuksen johdolle. Valmiita toimintamalleja ei ole ollut tarjolla. Tavoitteet on asetettu korkealle: Armilan on tarkoitus olla vuonna 2016 Suomen paras lean-johdettu julkinen kuntoutuskeskus.
Lean-ajattelun mukaisesti Armilassa kiinnitetään erityistä huomiota kuntoutumisen kriittisiin pisteisiin, kuten kuntoutumissuunnitelman tekemiseen, toimintakyvyn edistämiseen ja turvallisen kotiutumisen toteuttamiseen. Toimintaa parannetaan jatkuvasti mm. poistamalla työssä olevia turhia vaiheita eli hukkaa sekä vakioimalla parhaita käytäntöjä.
Lean-muutosprosessi aloitettiin 2014 henkilöstön kahdenkeskisillä haastatteluilla, jossa selvitettiin näkemys visiosta, muutoksesta ja sitoutumisesta lean-prosessiin. Henkilöstölle esiteltiin johdon tavoitteet ja perustelut strategialle ja lean-transformaation keskeinen rooli strategian onnistumiselle.
Henkilöstö tiimiytettiin 8 tiimiin. Tiimeille rekrytoidut esimiehet ja tiimin vetäjät toimivat valmentavina johtajina. Strategiassa asetetuille tavoitteille määriteltiin mittarit, eri vuosille omat osatavoitteet mittareineen.
Muutoksia ajatteluun, tekemiseen ja johtamiseen
Kaikkien osastojen henkilöstö sai peruskoulutuksen leanista. Tiimit koulutettiin yksi kerrallaan kolmen päivän Kaizen-koulutuksella ja niihin liittyvillä kolmella seurantapäivällä. Koulutuksessa perehdyttiiin nykytilan selvittämiseen, arvoa tuovan työn määrittämiseen, tavoitetilan määrittämiseen, arvovirtakuvaukseen (VSM), ongelmanratkaisutaitoihin, merkittävimpien ongelmien määrittämiseen ja kehittämiskohteiden valintaan.
Koulutuksessa opeteltiin myös visualisointia, niin tiimin kuntoutujaprosessin osalta kuin johtamisessakin. Johtamisen visualisoinnilla halutaan varmistaa strategian tavoitteiden ymmärtäminen ja siirtyminen käytännön työhön. (Hoshin Kanri)
5S on otettu käyttöön kaikilla osastoilla. Potilasprosesseille ja palavereille kehitettiin vakioidut toimintamallit. Kehitystä seurataan auditoinneilla.
Johtamisen tavat ovat muuttuneet. Tiiminvastaavat ja esimiehet ovat opetelleet valmentavaa johtamista ja noudattavat sen periaatteita päivittäisessä johtamisessa. Tärkeintä on ollut tunnistaa ongelmat ja etsiä niihin ratkaisut. Ongelman ratkaiseminen tapahtuu mahdollisimman lähellä asiakasta. Johtaminen lähellä arvon tuottamista on uutta työtä ja edellyttää uudenlaista ajankäytön hallintaa ja valintoja. Uudistuksen johtamisen toimivuudesta on tehty Toyota Kata -pilotti, ja siihen liittyvä koulutus jatkuu edelleen.
Visuaalisuutta on hyödynnetty laajasti kaikilla osastoilla kuntoutusprosessin ja asiakastulosten seuraamiseksi. Kuntoutuskeskuksen mittarit ja tulokset ovat myös ylemmän johdon nähtävillä johtamisen taululta.
Selkeät tavoitteet ja mittarit, mitattavia tuloksia
Strategian toteuttamiseksi kuntoutukselle asetettiin selvät tavoitteet ja mittarit
- Kuntoutujille taataan keskimäärin 6h toimintakykyä edistävää toimintaa
- Osasto 4:n saattohoidettavalle potilaalle taataan 5h 30min aikaa/vrk
- Kuntoutumissuunnitelma on tehty 3 päivän kuluessa saapumisesta, tavoite 80%
- Kuntoutuja kotiutuu ennen klo 10, tavoite 50%
- FIM-luku (kognitio, motorinen) on parantunut keskimäärin 10%, tavoite 80%:lla kuntoutujista
- Kuntoutuja on kotona 4 kk kuluessa kotiutumisestaan, tavoite 95%
- Potilas- ja työturvallisuuden haittatapahtumien määrä, tavoite 0 kpl
- Asiakastyytyväisyys, tavoite > 4,5
- Toiminnan parannukset, tavoite 50 kpl/tiimi
- Työtyytyväisyys, tavoite > 4,0
- Kuntoutuja ei tarvitse sairaala- tai päivystyspalveluita 1. kk aikana kotiutumisesta, tavoite 95%
- Hoitojaksojen määrä
- Kuntoutujien kokonaiskustannukset Eksotessa, tavoite pienenevät 1M€/v
Mittareiden mukaisesti tarkasteltuna Armilassa on leanin avulla saatu aikaan merkittäviä taloudellisia tuloksia ja toiminnan kehitystä. Kuntoutuskeskus alitti budjettinsa, kuntoutujien saama lisäarvo on kasvanut ja hoidon vaikuttavuus parantunut.
- Kuntoutettavat saavat nyt 4–5 tuntia lisäarvoa tuottavaa, vaikuttavaa ja toimintakykyä lisäävää hoitoaikaa joka päivä. Lisäys on peräti 100 %.
- Kuntoutustoimenpiteiden vaikuttavuus on lukujen valossa parantunut huomattavasti. Kotiutuneista kuukauden kuluessa sairaalaan takaisin joutuneiden määrä on parhaimmillaan pudonnut peräti 66 %, ja neljän kuukauden kuluttua kotona asuvien määrä on parhaimmillaan kasvanut 30 %.
- Hoitojaksojen määrä on kasvoi vuonna 2014 12 %.
- Hoitojakson keskimääräinen kesto on lyhentynyt 9%.
- Henkilöstön työtyytyväisyys on kohentunut koko Kuntoutuskeskuksen osalta ja henkilöstön sairauspoissaolot vähentyneet 24%
- Potilasvahinkojen määrä on laskenut vuoden 2014 aikana 21%.
- Vuositasolla Eksoten kokonaiskustannukset Armilan kuntoutuskeskuksessa kuntoutetuista ovat vähentyneet 1,44M€ eli noin 7 %.
Muutos Armilan kuntoutuskeskuksessa on suuri niin työskentelytavoissa kuin johtamisessakin. Prosessin arvo kuntoutujalle on nousujohteinen toimintakykyä parantava toiminta. Se on kaksinkertaistunut lähes samoin kustannuksin kuin aikaisemminkin. Kuntoutujilta saadun palautteen perusteella koettu potilas- ja asiakaslähtöisyys on lisääntynyt.
Ei siis ihme, että tulevan sote-uudistuksen myllerryksiin varautuvat päättäjät ovat olleet erittäin kiinnostuneita Armilassa tehdystä työstä.
