LEAN-LÄHETTILÄS HYVINVOINTIALUEELLA

Päijät-Hämeen hyvinvointialue haluaa toimintansa kehittämisessä hyödyntää omia lean-osaajiaan. Nämä ammattilaiset ovat innostuneita kehittämään omaa työtään jatkuvasti eivätkä tyydy tekemään asioita tavoilla, joihin on totuttu.

Muutokset asiakkaiden tarpeissa, toimintatavoissa sekä toimintaympäristössä edellyttävät meiltä taitoa joustavaan ongelmanratkaisuun, toiminnan kehittämiseen asiakastarpeiden mukaisesti sekä jatkuvaan parantamiseen. Lisäksi henkilöstöohjelmamme mukaisesti hyvinvoivalla henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa työhönsä ja sen muutoksiin. Muun muassa näihin tarpeiseen pyrkivät omalta osaltaan vastaamaan omat lean-lähettiläämme.  

Mistä kaikki alkoi?

Lean-lähettiläidemme tarina alkoi vuonna 2018, jolloin kokosimme aiemmin oppineita lean-osaajia ja uusia innokkaita kouluttautumaan leanin sanansaattajiksi yksiköihimme. Koulutimme noin 7000 henkilön organisaatiostamme 200 ammattilaista eri toimialoilta. Epäonnistuimme kuitenkin sitouttamaan heidät jatkuvaan parantamiseen lean-ajattelun mukaisesti. Koronavuosina heidän lean-osaamisensa ylläpito oli haastavaa. 

Kokeilimme suuren henkilömäärän kouluttamista kerralla, mutta totesimme sen itse asiassa tuottavan enemmän hukkaa kuin tavoiteltua hyötyä. Leanista innostuneet ammattilaiset eivät saaneet sitä tukea, jota olisivat tarvinneet päästääkseen onnistuneesti alkuun lean-matkallaan. Leanin opein kehitimme tätäkin toimintamallia. Viime vuodesta alkaen aloimme kouluttaa vuosittain noin 20 uutta lean-lähettilästä, ja tarjoamme jatkokoulutusta aiemmin oppineille.

Mistä tunnistaa lean-lähettilään?

Lean-lähettiläät ovat innostavia ammattilaisia, jotka eivät pelkää epäonnistumista toimintaa kehittäessään. He kertovat mielellään saavutuksistaan ja inspiroivat muita, oli kyseessä sitten esimerkiksi Kanban-taulun käyttö tai hukan poisto prosessista. He ymmärtävät, että leanattavan asian ei tarvitse olla suuri, jotta sillä voi olla merkittäväkin vaikutus toiminnan sujuvuuteen tai asiakkaiden tarpeisiin vastaamiseen. He tunnistavat helpommin hyviä käytäntöjä ja ovat valmiit jakamaan niitä. 

Vuosina 2018–2019 koulutetuista 200 henkilöstä on edelleen jäljellä noin 20 aktiivista lean-lähettilästä, joiden avulla lean-kulttuuria on saatu juurrutettua vähitellen organisaatioomme. Lisäksi osalla tulosalueistamme on vahvoja lean-kehittämisen rakenteita ja lean-osaamista. Mielestäni henkilö voi olla lean-osaaja, vaikka hän ei olisi osallistunut yhteenkään lean-koulutukseen. Pidän lean-osaajana henkilöä, joka kyseenalaistaa totuttuja toimintatapoja, kokeilee ennakkoluulottomasti uutta ja hukan havaitessaan näkee mahdollisuuden kehittää toimintaa.  

Varsinaisten lean-lähettiläiden lisäksi meillä on siis varmasti satoja lean-osaajia, jotka yksilötasolla pysähtyvät säännöllisesti arvioimaan töidensä sujuvuutta ja mahdollisia muutostarpeita sekä uudistavat tapaansa tehdä työtä. Kun lean-osaaja innostaa tähän myös työyhteisönsä tiimi-/yksikkötasolla, voidaan jo puhua lean-lähettiläästä. Lean-lähettilään ei siis tarvitse heti ylittää edes yksikkörajoja, mutta parhaimmillaan lean-lähettiläs levittää lean-ajattelua laajemmin organisaatiossa ja kannustaa yhteiseen kehittämiseen ja yhdessä oppimiseen. 

Mihin lean-lähettilään polku vie?

Käytimme lean-lähettiläistä alkuun nimeä prosessivastaava, ja nimityksen mukaisesti heidän osaamisensa painopisteenkin ajateltiin olevan prosessien kehittämisessä niiden mallintamisen ja hukan tunnistamisen kautta. Sitäkin lean-lähettilyys toki on, mutta olemme tunnistaneet hyvinvointialueen nykyisessä toiminnassa tarpeen lean-osaajille vielä vahvemmin valmentajina, jotka entistä rohkeammin ylittävät organisaation sisällä olevia rajoja ja kannustavat työyhteisöjä kehittämiseen. Tulevaisuudessa näenkin lean-lähettiläiden roolia vielä nykyistä enemmän tukemassa henkilöstö- ja asiakasosallisuuden toteutumista kehittämistyössä.

Henkilöstöohjelmamme toimeenpanossa on huomioitu lean-ajattelun toteutuminen toiminnan kehittämisessä ja jatkuvassa parantamisessa. Meidän jokaisen tehtävänä on toteuttaa henkilöstöohjelmaa, ja sitä kautta meidän jokaisen tehtävänä on uudistaa tapojamme tehdä työtämme. Meidän ei edes tarvitse erikseen puhua leanista, vaan arjessa tapahtuvasta toiminnan ja osaamisen kehittämisestä sekä yhdessä oppimisesta. Tänä vuonna yksi tavoitteistamme on kehittää ja kuvata lean-lähettilään urapolkua, jotta se jatkossa vielä selkeämmin mahdollistaisi omalta osaltaan henkilöstö- ja asiakaslähtöisen kehittämisen toteutumista organisaatiossamme. 


Blogin kirjoittaja Maiju Päivä toimii Päijät-Hämeen hyvinvointialueella kehittämispäällikkönä ja lean-lähettiläiden valmentajana.

>>>

Väliaikapohdintoja puolen vuoden korona-kauden jälkeen

Menneestä puolen vuoden korona-ajasta voi todellakin sanoa, että se on ollut poikkeuksellinen kokemus.

Yhdistyksen toiminnan osalta alkoi tapahtua muutoksia, kun Suomen hallitus antoi tiedonantonsa 12.3. Siitä alkoi live-tapahtumien peruminen tai siirtäminen ja online-tapahtumien tuottaminen. Jäsenten online-sessioita järjestettiin keväällä 14 kpl ja niihin osallistui 10-20 henkilöä kuhunkin. Eniten toteutettiin A3-ongelmanratkaisu -teemainen tilaisuus, jota järjestettiin viisi kertaa. Kevään aikana online-sessiot ottivatkin oman paikkansa jäsenten kokoontumisen muotona.

Keväällä myös yksi livenä toteutettavaksi tarkoitettu tapahtuma, LPPDE Europe – Lean Innovation conference siirtyi pienimuotoisempana online-muotoon. Sen rakentamisesta lyhyt tarina Lamda-mallin hyödyntämisestä yhteistyökumppani Peter Palmérin kynästä linkin takana.

Syyskausi saatiin lupaavasti aloitettua yhdistyksen kesäpäivällä, jonka yhteydessä pidettiin myös yhdistyksen vuosikokous (ohessa kuvia illalliselta). Valitettavasti rauhallisen kesän jälkeen koronatartunnat ovat nyt olleet kasvussa ja sen takia syysseminaarin pidolle ei nähty edellytyksiä ja se siirrettiin myöhempään ajankohtaan. Jäsenten teemasessiot ovat jatkuneet kesän jälkeen hyvällä osanotolla. Esimerkiksi keskiviikkona 16.9. meitä oli 19 keskustelemassa Value Stream Mapping -teemasta. Pohdimme muun muassa sitä, miten varmistaa VSM:n jatkuva hyödyntäminen. Esillä olivat niin ylimmän kuin keskijohdonkin sitoutuminen ja tuotekehityksessä VSM:n ottaminen pakolliseksi osaksi projektin aloitusta. Online-teemasessiot tulevat syksyn aikana jatkumaan. Lisäksi tulossa on myös kaikille avoimia online-koulutuksia ja workshopeja. Osa on jo työn alla, kuten esim. Lean for beginners (nimi voi vielä muuttua, mutta tarkoituksena saada ”virallinen aloituspaketti” Leaniin) ja osaan liittyen olen lähettämässä jäsenistölle kyselyä, jossa kartoitetaan kiinnostavia aiheita ja näkökulmia eri aiheisiin. Toivomuksena tietysti, että mahdollisimman moni osallistuisi kyselyyn.

Seuraava online-työpaja on 6.-7.10. Hoshin Kanri. Työpajaan mahtuu vielä – tervetuloa mukaan.


Kirjoittaja Juha Tammi on Suomen Lean-Yhdistyksen toiminnanjohtaja

 

>>>

Lean vlogi osa 8: Lean onnistumisia

Olen vuodesta 2018 pitänyt vlogia, jossa olen tarkastellut lean-filosofian toteuttamista käytännön elämässä .

Edelliset jaksot ovat edelleen nähtävissä Youtubessa. Aiemmissa vlogeissa olen kertonut leanista ja siitä, miksi se on  vaikeaa, johtamisesta, koulutuksesta, päivittäisjohtamisesta palveluprosesseissa, Hoshin Kanrista ja Gemba-kävelystä.

Uusimassa vlogissani keskitys lean-onnistumisiin sekä siihen, miten päivittäisjohtamisella voidaan parantaa asiakaspalvelua.

Päivittäisjohtamista on tyypillisesti päivittäin pidettävät lyhyet (5-15 minuuttia) palaverit. Ne toteutetaan yleensä aamulla, lähiesimiehen vetämänä koko tiimin kesken. Sen tavoitteena on keskustella, mitä edellisenä päivänä on tapahtunut, sopeutua yllätyksiin, suunnitella päivän työt ja lopuksi palata töiden pariin. Päivittäin on myös hyvä käydä läpi tiimiä koskeva asiakaspalaute. Tavoitteena on, että työpäivän kulku on suunniteltu hyvin.

Katso uusin vlogi

Lisää linkkejä suositeltaville sivuille:
https://leanthinking.fi
https://planet-lean.com
http://leanglobal.org


kaiMäenpäää85Vloggaaja Kai Mäenpää on yhdistyksen pitkäaikainen jäsen. Hän on ollut myös mukana yhdistyksen halloituksessa. Kai toimii laatujohtajana Planmeca Oy:ssä

>>>

Kokemuksia: Lean Tour Ruotsi

Ehdin ja pääsen nyt vasta postaamaan tämän pienen blogi-kirjoituksen Ruotsin opintomatkalta. Nyt tuntuu siltä, kuin tämä olisi kertomus jostain ihan toisesta maailmasta. Valitettavasti.

Lean-matkalle Ruotsiin olin itse asettanut suuria toiveita. Ilokseni nuo toiveet toteutuivatkin –jopa ylittyivät. Kohteet olivat erittäin mielenkiintoisia ja matkassa oli todella mukava ryhmä.


Maanantain yrityskohteemme
oli Volvo Cars Torslandassa Göteborgin kupeessa. Kävimme tehtaalla katsomassa heidän malli-/pilottilinjaansa. Kaiken kaikkiaan vaikuttava tehdaskompleksi. Vaikuttavaa oli myös kokemus tiiminvetäjien innostuksesta. Saman ilmiöin näimme myöhemmissäkin vierailukohteissa.


Tiistain
kohteemme
oli Qulturum, julkinen terveydenhoidon yksikkö organisaatiossa, joka vastaa sairaanhoitopiiriä/sote-aluetta. Qulturum tekee kehitystyötä Jönköpingin sote-maakäräjäalueella. Tämä sote-alue on ainoa, joka on ylijäämäinen vuosi toisensa perään. Luonnollisesti heiltä käydään hakemassa oppia siitä, miten he siinä onnistuvat.

Qulturum oli valjastanut esittelyyn kokonaisen leegion väkeä sekä yksiköstään että sairaalan puolelta. Kohtasimme erittäin innostuneita lean-osaajia eri yksiköistä.

Qulturumin jatkuvan parantamisen matka on alkanut jo 90-luvun puolivälissä Malcom Boldridgen ja Balanced Scorecardin merkeissä. Sairaalan yksiköistä jäi päällimmäisenä jmieleen erittäin innostunut ja asiakaskeskeinen ajattelu.

Lyhyen Jönköping-Linköping -siirtymän jälkeen pidimme vielä lyhyen iltasession Fredrik Fjellstedtin johdolla Hoshin Kanrista. Fredrik oli saanut hyvin puristettua parin päivän materiaalin 1,5 tunnin kompaktiksi paketiksi. Sessio oli niin mielenkiintoinen, että se venähti osallistujien kysymysten ja keskustelun vuoksi hieman yliajallekin vaikka ilta oli siinä vaiheessa jo pitkällä.


Keskiviikon vierailukohteemme
oli Saab, jossa pääsimme tutustumaan siviilipuolen tuotantoon. Täälläkin meillä oli useampi isäntä, muun muassa erittäin kokenut Stefan Rönnmark. Hän avasi Saabin Hoshin Kanri -ajattelua ja käytäntöä. Se oli monen mielestä erinomainen täydennys edeltävän illan Hoshin Kanri -sessioon.

Yksityiskohtana täytyy mainita, että Saabilla työsopimuksissa on aina itse työtehtävän lisänä myös omaan ja yksikön työhön liittyvä jatkuva parantaminen.

Lean_Ruotsi


Tehdasvierailulla tutustuimme päivittäisjohtamisen käytäntöön.


Torstaina
oli kahden yritysvierailun päivä. Aamu alkoi AstraZenecalla, jossa kuulimme heidän lean-matkansa ja erittäin kiinnostavan puheenvuoron Lean Leadershipistä.

Ilokseni voin kertoa, että AstraZenecaa kuullaan myös syksyn Lean Management -seminaarissa 8.10. Luonnolisesti varauksella, että pandemia on siinä vaiheessa vihdoin ohi.

Toinen torstain kohteemme oli Tikkurilan maalitehdas Nykvarnissa, Södertäljen naapurissa. Noin 100 työntekijän yrityksen kokoluokka oli täysin toinen kuin aamupäivän AstraZenecalla, mutta Tikkurilan lean-menetelmät oli kokoon ja toimintaan sovitetut, joista erityisesti miellytti prosesseittain visualisoitu päivittäisjohtamisen taulu. Johtaja Espen oli henkeen ja vereen lean-mies.


SUMMA SUMMARUM:

Antoisa matka, jonka annin osalta riittää vielä pureskeltavaa pitkään. Tämän kokemuksen pohjalta on selvää, että näitä lean-matkoja Ruotsiin on syytä tehdä vastaisuudessakin. Jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti on itse matkan yksityiskohtien osalta kyllä jatkossa vielä viilaamista ainakin iltaruokailujen aikaistamisen osalta.

Osallistujien matkakokemuksissa päällimmäisiksi nousivat päivittäisjohtaminen, Hoshin Kanri ja lean-johtaminen ylipäätään. Toivottavasti näistäkin kokemuksista on avuksi nykyisissä poikkeusoloissa ja jatkossakin. Näidenkin aikojen ohi kyllä selvitään.


Kirjoittaja Juha Tammi on Suomen Lean-Yhdistyksen toiminnanjohtaja

>>>

Tavoitteena asiakaslähtöinen sairaalaorganisaatio

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin Lean-yhdistyksen työpajapäivä avasi erinomaisesti näkymiä lean-ajattelun mahdollisuuksiin sairaalaympäristössä.

Turun yliopistollisessa keskussairaalassa työpajapäivää oli valmisteltu huolellisesti ja innostuneesti. Henkilökunnan omat työryhmät olivat pohtineet kehitystarpeita etukäteen ja valmistelleet aineistoa lean-asiantuntijoiden työskentelyä varten.

Lean-asiantuntijoiden johdolla osallistujat työskentelivät kuudessa ryhmässä. Lean-ajattelun mahdollisuuksia pohdittiin kuvantamisessa, leikkausprosesseissa, patologian prosesseissa, psykiatrian toimintojen organisoinnissa ja lastentautien prosesseissa.

Olin itse mukana ryhmässä, jossa pohdittiin psykiatrian toimintojen organisoinnin kehittämistä. Ryhmässämme työpäivän tärkeitä oivalluksia oli yksinkertaisen ja läpinäkyvän prosessirungon välttämättömyys kaiken asiakaslähtöisen sairaalaorganisaation toteuttamisessa.

Kaikkien kuuden ryhmän työskentelyn tulokset käytiin yhdessä läpi. Havaitsimme, että sairaalamme eri toimialueilla on käytössä hyviä asiakaslähtöisiä käytäntöjä. Useimpia niistä ei kuitenkaan ole hyödynnetty koko sairaalan laajuisesti. Paljon voidaan saavuttaa jatkamalla prosessiemme standardointia.

Sairaalatyössä toimintojen riittämätön standardointi voi johtaa potilaiden hoidon ja hoitoketjujen epätasaisuuteen, ei-toivottuun variaatioon. Tämä tarkoittaa hukkaa, tehottomuutta ja mahdollisesti haasteita hoitotulosten laadussa. Potilaalle se merkitsee esimerkiksi turhia odotusaikoja hoitopäivän aikana, hoitoketjun hidasta etenemistä työntekijöiden aikataulujen kohtaamattomuuden vuoksi ja pitkinä hoitojonoina.

Tavoitteena ei ole siis juosta kovempaa, vaan alkaa tehdä asiakkaan kannalta oikeita asioita.

Työpajapäivä kirkasti monia ajatuksia lean-ajattelusta. Lean-kehittäminen ei hae 5 % tuottavuusloikkaa, tavoitteet laadun, asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyden sekä vaikuttavuuden kasvun suhteen asetetaan huomattavasti korkeammalle. Lean-ratkaisuilla 50 % parannus tuottavuudessa on melko tavallinen saavutus, kun toimintaa kehitetään aletaan kehittää johdonmukaisesti asiakkaan tarpeista. Tavoitteena ei ole siis juosta kovempaa, vaan alkaa tehdä asiakkaan kannalta oikeita asioita. Suurempi vaikuttavuus, parempi asiakastyytyväisyys sekä korkea tuottavuus eivät ole toistensa vaihtoehtoja.

Lean-työskentely yhdessä Lean-yhdistyksen asiantuntijoiden kanssa oli hieno kokemus. Vanhojen tapojen ja käytänteiden kyseenalaistaminen yhdessä, keskusteluissa avautunut näkymä aitoon asiakaslähtöisyyteen sekä kaikkien osallistuminen jatkuvaan kehittämiseen antoivat erinomaista runkoa VSSHP:n kehittämisen tiekarttaan.
Lean-yhdistyksen jäsenet ansaitsevat työpajapäivästä suuren kiitoksen. VSSHP:n henkilökunta voi myös olla tyytyväinen panokseensa: saimme vierailta paljon kehuja innostuneesta asenteesta ja avoimuudesta. Haluamme pitää lean-osaajien verkoston mukana ja antaa heille myös takaisin kertomalla, miten lean-ajatusten soveltaminen etenee.

Timo VähämurtoKirjoittaja Timo Vähämurto toimii Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kehittämisjohtajana. Hän on työskennellyt aiemmin liikkeenjohdon konsulttina, viimeiset 9 vuotta terveydenhuollon kehittäjänä sekä lääkärinä. Hän on koulutukseltaan tuotantotalouden diplomi-insinööri ja lääkäri.

>>>