Excel-helvetti ja kadonneet ohjeet – Miten Lean 5S -menetelmä voi sujuvoittaa HR-asiantuntijan työtä?

Kuukauden vaihde lähestyy, TES-yleiskorotuksen valmisteluun liittyvät excelit ovat pirstaleina kolmessa eri Teams-työtilassa ja lomalla olevan työkaverisi drivessä. Viime viikolla kaikille esihenkilöille laittamasi pyyntö tarkistaa kaikkien työntekijöiden lomakertymät on poikinut HR:n sähköpostiin kymmeniä kysymyksiä. Kirsiikana kakun päällä työpöydällä on hankala työntekijöiden välinen tapaus etkä löydä mistään viime vuonna yhdessä HR-tiimin kanssa tehtyä varoituksen antamisen ohjetta, jonka voisi laittaa esihenkilölle. Kuulostaako tutulta?

HR-työ kärsii harvoin osaamisen puutteesta. Sen sijaan se kärsii digitaalisesta roskasta, ulospäin näkymättömästä säätämisestä ja tiedostojen ja tietojen turhasta etsimisestä sekä ratkaistaviin työpyyntöihin liittyvien erilaisten tulkintojen ja näkemysten sekamelskasta.

Lean 5S -menetelmä on nimensä mukaisesti 5 askeleen ajattelun väline, joka auttaa. Miten 5S voi auttaa HR-toiminnossa työn sujuvoittamisessa?

1. Sortteeraus – Heitä "digitaalinen vessapaperi" roskakoriin

Erottele työssäsi nyt tarvittavat ja tarpeettomat asiat, tiedostot, lomakkeet, pikakuvakkeet ja ohjeet. Tässä tulee samalla tunnistettua vanhentuneet tiedostot, tiedot ja ohjeet ja kaikkien näiden ikiwanhat versiot, millä muut kuin tulevaisuuden arkeologit eivät tee mitään.

Jos on hankaluuksia luokitella asia tai tiedosto tai vaikkapa työpöydällä oleva pikakuvake tarpeettomaksi tai tarpeelliseksi (tämän ja lähiviikkojen työtehtävien näkökulmasta), niin siirrä asia tai tiedosto "epäselvät"-kansioon. Perkaa kansion epäselvät 1–2 viikon päästä, niin osaat ehkä luokitella sen tarpeelliseksi tai tarpeettomaksi.

2. Systematisointi – Paikka kaikelle ja kaikki paikkaan

Rakentakaa esihenkilöille parempi kotisivu tai HR-järjestelmän aloitussivu, josta tärkeimmät HR-toiminnot ja ohjeet löytyvät yhdellä klikkauksella. Vakioi HR-tiimiin tulevien työpyyntöjen tikettipohjat niin, ettei vaikkapa rekrytoivalta esihenkilöltä tarvitse kalastella kolmella lisätietopyynnöllä kaikkia rekrytointi-ilmoituksessa tarvittavia tietoja työn luonteesta ja osaamisvaatimuksista.

Rakentakaa yhteiset käytännöt ja sopikaa, missä driven kansioissa tai Teams-työtiloissa mitäkin asioita säilytetään. Ja pitäkää kiinni sovituista tallennuspaikoista. Sopikaa, missä esihenkilöiden ohjeiden viimeisimmät versiot ovat ja miten ja milloin arkistoidaan tai hävitetään vanhat versiot.

3. Siivous – Prosessien, driven ja HR-järjestelmän tehopesu

Digitaalinen siivous poistaa Driven ja Teams-työtilojen kätköissä majaavat "Raportti_v3_LOPULLINEN_uusi.xlsx"-hirviöt. Hävitetään vanhat versiot ohjeista ja työtiedostoista.

Samalla siivotaan palvelupolkuja: tarvitaanko HR operations -toiminnon ohjausryhmälle todella 20 sivun kalvosettiä vai ajaisiko saman asian tikettijärjestelmästä koko ajan tarkasteltavissa oleva sähköisen Kanban-taulun näkymä, jossa on keskeiset tunnusluvut suoraan tarkasteltavissa? Tarvitseeko esihenkilön todellakin syöttää työntekijöiden lomat työvuorosuunnittelujärjestelmään, HR-järjestelmään sekä palkkahallinnon pyytämään exceliin?

4. Standardointi – Vakioidaan toimivimmat tavat

Luodaan yhteiset pelisäännöt, miten toimitaan ja mitä säilötään minnekin. Sovitaan, missä tiedostot ovat ja hävitetään ne kuuluisat "se on mun oman kovalevyn nurkalla" olevat tiedostot. Laaditaan HR-toiminnolle sekä esihenkilöille parempi vuosikello, joka auttaa muistuttamalla toistuvista HR-tehtävistä. Koulutetaan esihenkilöitä toimimaan vakioidulla tavalla, tehdään virheen estimiä (poka yoke), jotka auttavat toimimaan oikealla tavalla automaattisesti.

5. Seuranta – Ylläpito ja seuranta varmistavat, että uusi tapa toimia säilyy

Ylläpidetään järjestystä ja säännöllistä vanhentuneen tiedon siivousta. Sovitaan HR-tiimissä selkeät vastuuhenkilöt eri ohjeille ja tiedostojen säilytyspaikoille. Tehdään säännöllisesti eräänlainen auditointi ja katsotaan, että nelosvaiheessa sovitut standardoidut tavat ovat kaikilla käytössä. Käydään poikkeamat läpi säännöllisesti palavereissa, opitaan yhdessä ja kehitetään tarvittaessa vieläkin parempi tapa. Ja pidetään huoli, että HR-tiimiin tuleva uusi työntekijä perehdytetään sovittuihin ja vakioituihin toimintatapoihin.

Tärkein HR-työssä tapahtuva muutos

Lean 5S -menetelmän suurin hyöty HR-johdolle ja -asiantuntijoille on siirtyminen reaktiivisesta tulipalojen sammuttelusta, tietojen ja tiedostojen etsimisestä sekä säätämisestä sujuvaan ja standardoinnin avulla saavutettavaan ennustettavaan palveluun.

Systemaattisempi toiminta ja kaikin tavoin siistimpi työskentely-ympäristö parantaa HR-asiantuntijoiden työviihtyvyyttä, saa HR-työjonot ja -työmäärän parempaan hallintaan ja parantaa esihenkilöiden ja työntekijöiden kokemaa asiointikokemusta.

Lopuksi

Tässä kirjoituksessa tarkastelin Lean 5S -ajattelun välineen käyttämistä HR-asiantuntijoiden työn ja työtapojen kehittämisessä. Samat askeleet sopivat hyvin myös muun toimisto- ja asiantuntijatyön kehittämiseen.

Kirjoittaja Jari Ojasti on Suomen Lean-yhdistyksen palvelukehitysryhmän jäsen ja Lean-valmentaja & toimitusjohtaja Aarrevuori Oy:ssä.